Nhận người vào làm: ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày đầu tiên, nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội trong 30 ngày

Ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày người ta bắt đầu làm; chỉ việc dưới 1 tháng mới được thoả thuận miệng. Để người làm từ đủ 1 tháng mà không có bản giấy thì bị phạt 2.000.000 đến 5.000.000 đồng. Hồ sơ bảo hiểm phải nộp trong 30 ngày, và mỗi tháng bạn đóng 17%, người lao động đóng 8%.

Chi phí

Khoản đắt nhất là bảo hiểm, không phải giấy tờ. Mỗi tháng bạn đóng 17% quỹ lương vào bảo hiểm xã hội (3% quỹ ốm đau và thai sản, 14% quỹ hưu trí và tử tuất), người lao động đóng 8%. In hợp đồng hai bản và photo giấy tờ thì gần như không tốn tiền. Việc khó là duy trì khoản đóng đó vào tháng ế khách.

Lợi ích

Nhận người vào làm phải chuẩn bị hợp đồng, hồ sơ và nghĩa vụ bảo hiểm ngay từ đầu. Đừng coi thời gian thử việc là khoảng trống không cần giấy tờ.

Pháp luật Việt Nam

Điều 13 khoản 2 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 buộc người sử dụng lao động giao kết hợp đồng lao động trước khi nhận người lao động vào làm việc, nên không có thời gian ân hạn nào để "làm thử rồi tính". Điều 14 khoản 1 buộc hợp đồng phải bằng văn bản, làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, và hợp đồng ký qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như bản giấy; khoản 2 chỉ cho thoả thuận miệng với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ ba trường hợp bị loại. Điều 24 khoản 1 cho phép ghi nội dung thử việc ngay trong hợp đồng hoặc ký hợp đồng thử việc riêng, nên thử việc vẫn phải có giấy. Chế tài: Nghị định 283/2026/NĐ-CP Điều 15 khoản 1 điểm a phạt từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng khi giao kết hợp đồng không bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, mức tăng dần theo số người, và khoản 3 điểm a buộc phải giao kết lại bằng văn bản. Về bảo hiểm, Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15 Điều 28 khoản 1 buộc người sử dụng lao động kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia; Điều 33 khoản 1 điểm a đặt mức 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất cho người lao động, Điều 34 khoản 1 đặt mức 3% và 14% cho phía công ty, Điều 34 khoản 4 buộc đóng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Điều 31 khoản 1 điểm b xác định tiền lương làm căn cứ đóng gồm mức lương theo công việc, phụ cấp lương và các khoản bổ sung được trả thường xuyên, ổn định. Không đóng hoặc đóng thiếu thì bị xử phạt hành chính, và mức phạt tính theo số tiền chậm đóng cùng số người lao động bị ảnh hưởng chứ không phải một mức cố định, nên đừng tính chuyện đóng muộn cho rẻ.

Ghi chú

Vì sao B: mức phạt tiền và hai mốc thời hạn 30 ngày đọc được nguyên văn, nhưng không điều nào nói hậu quả dân sự khi thiếu hợp đồng, và chưa có bản án công bố nào để lên A. Ba cái bẫy hay gặp. Một: cho thử việc một hai tháng bằng lời nói rồi mới ký, trong khi Điều 13 khoản 2 buộc ký trước ngày đầu tiên và Điều 24 khoản 1 chỉ cho thử việc khi có ghi trong hợp đồng hoặc có hợp đồng thử việc riêng. Hai: thoả thuận "nhân viên tự nguyện không đóng bảo hiểm để nhận lương cao hơn", thứ mà pháp luật xử phạt cả hai bên: người lao động cũng bị phạt, còn bạn thì vẫn bị phạt vì không đóng và vẫn phải truy đóng đủ. Ba: đóng bảo hiểm trên mức lương thấp hơn lương thật, vì Điều 31 khoản 1 điểm b tính trên mức lương cộng phụ cấp trả thường xuyên nên chênh lệch đó là hành vi đóng không đúng mức, bị phạt 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng. Mục này không có nghĩa là bạn phải thuê người có hợp đồng dài hạn, hay mọi người giúp việc theo giờ đều phải đóng bảo hiểm: nó nói rằng ngày đầu tiên đi làm là ngày phải có tờ giấy, và ngày thứ ba mươi là hạn cuối của hồ sơ bảo hiểm.

Bản dịch sát bản gốc (Trung Quốc) để đối chiếu

Chi phí

Phần bảo hiểm xã hội do công ty đóng phải đóng mãi, tỷ lệ mỗi nơi một khác. Bản thân việc ký hợp đồng không tốn tiền, dùng thẳng mẫu hợp đồng của cơ quan lao động địa phương là được.

Nói đơn giản

Người tới làm đủ một tháng mà chưa ký hợp đồng bằng văn bản, thì từ tháng thứ hai, mỗi tháng phải trả lương gấp đôi, tính tới khi đủ một năm. Bảo hiểm xã hội phải đăng ký trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu dùng người, không làm và quá hạn không sửa thì phạt 1 tới 3 lần số tiền bảo hiểm phải đóng. Luật không có mục "nhân viên tự nguyện bỏ bảo hiểm xã hội".

Lợi ích

Người tới làm đủ một tháng, chưa đủ một năm mà chưa ký hợp đồng bằng văn bản, thì mỗi tháng phải trả lương gấp đôi. Tính từ ngày đầu người đó đi làm, trong 30 ngày phải đăng ký bảo hiểm xã hội (Trung Quốc) cho họ. Không làm thì buộc sửa trước. Quá hạn thì phạt 1 tới 3 lần số tiền bảo hiểm phải đóng, người trực tiếp phụ trách việc này bị phạt riêng 500 tới 3.000 nhân dân tệ. Bảo hiểm xã hội không đóng đúng hạn, không đóng đủ, thì từ ngày nợ tính thêm mỗi ngày 0,05% (tiền chậm nộp). Quá hạn vẫn không nộp thì phạt thêm 1 tới 3 lần số nợ. Đơn vị phải tự khai, đóng đủ đúng hạn. Chỉ có lý do luật định không cưỡng lại được như thiên tai mới được đóng chậm hoặc đóng ít. Không có mục "nhân viên tự nguyện bỏ" (toàn Trung Quốc)

Mức bằng chứng

A

Ghi chú

Lương gấp đôi tính từ tháng thứ hai cho tới khi đủ một năm, càng kéo càng đắt. Nhân viên chưa ký hợp đồng, chưa đóng bảo hiểm xã hội, một khi bị tai nạn lao động, hoặc nghỉ việc rồi đi trọng tài, thì phải đóng bù, nộp phạt, rồi bồi thường thêm. Cộng lại thường nhiều hơn hẳn số tiền đã tiết kiệm. Nhân viên đòi lương gấp đôi thế nào, xem chương 19 mục 20 (lương gấp đôi).

Phần này lấy từ bản luonglb/song-dang-tien.

Nguồn · 1

1. Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (Điều 13 khoản 2, Điều 14 khoản 1 và 2, Điều 24 khoản 1), toàn văn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản quy phạm pháp luật vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-toanvan.aspx?ItemID=151287 ; Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026, Công báo (bản ký PDF) datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2026/7/2… (Điều 15 khoản 1 điểm a và khoản 3 điểm a) ; Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 ngày 29/6/2024 (Điều 28 khoản 1, Điều 31 khoản 1 điểm b, Điều 33 khoản 1 điểm a, Điều 34 khoản 1 và 4), toàn văn trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ xaydungchinhsach.chinhphu.vn/toan-van-luat-so… . Tra ngày 3/11/2026.