قلّل الاجتماعات واستعض عنها بالتواصل الكتابي غير المتزامن متى أمكن

كلما زادت اجتماعاتك في اليوم شعرت بإنهاك أكبر وبدا العمل متراكما أكثر. إلغاء اجتماع واحد يحرر بالضبط مقدار مدة ذلك الاجتماع لا أقل ولا أكثر.

التكلفة

لا تكلفة مالية. يلزم تعاون الزملاء والمشرفين. والصعوبة الرئيسية في أن كتابة رسالة واضحة تتطلب جهدا أكبر من مجرد قولها بصوت عال.

الفائدة

شمل مسحان موظفين يعملون 35+ ساعة أسبوعيا، أحدهما بـ 676 مشاركا والآخر بـ 304. مقدار وقت الاجتماعات وأثره على الموقف والسعادة ليس ثابتا بل يعتمد على عاملين هما جودة إدارة الاجتماعات ومدى اعتماد الدور على العمل الجماعي. ووجدت دراسة أخرى طلبت من المشاركين تدوين يوميات لأسبوع أن زيادة الاجتماعات يوميا أدت إلى إجهاد أكبر وشعور أكبر بتراكم عبء العمل. والوقت الموفر يساوي بالضبط مدة الاجتماعات الملغاة.

ملاحظات

متنازع عليه: يبين بحث روغلبرغ في 2006 أن العلاقة بين تكرار الاجتماعات والسعادة ليست أحادية الاتجاه، ففي الأدوار المعتمدة بشدة على التعاون قد تكون الاجتماعات المتكررة مفيدة فعلا. كما لم تقارن أي دراسة مباشرة بين التواصل الكتابي غير المتزامن وعقد الاجتماعات، فهذه التوصية استنتاج المؤلف نفسه.

المصادر · 2

1. Rogelberg, S. G., Leach, D. J., Warr, P. B., & Burnfield, J. L. (2006). "Not another meeting!" Are meeting time demands related to employee well-being? Journal of Applied Psychology, 91(1). doi.org/10.1037/0021-9010.91.1.83
2. Luong, A., & Rogelberg, S. G. (2005). Meetings and more meetings: The relationship between meeting load and the daily well-being of employees. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 9(1). doi.org/10.1037/1089-2699.9.1.58